Transformation – aus analog wird digital

Von der Akte zur eAkte

In der Kommunikation eines Unternehmens mit der Außenwelt wird sehr oft noch auf Papier gesetzt.

In vielen Fällen mag dies auch heute noch der richtige Weg sein.

Allerdings gibt es heute kaum noch einen Grund in der Innenwelt eines Unternehmens Papier zu verwenden.

Damit ergibt sich die Aufgabe, das Papier durch eine digitale Lösung zu ersetzen.

Dazu sind alle Prozesse, die sich um das Papier herum gebildet haben, zu transformieren:

• der Postausgang (Versand)
• der Posteingang (Empfang)
• die Verteilung zur Bearbeitung
• die Archivierung

Welche Vorteile hat eine eAkte

• alle Dokumente sind an einem Punkt gesammelt und können damit gesichert werden
• der Zugang zu den Dokumenten ist über Benutzerrollen und Berechtigungen geregelt
• der Zugriff auf ein Dokument kann bei Bedarf protokolliert werden
• jeder Berechtigte hat jederzeit und von jedem Arbeitsplatz aus direkten Zugriff auf das Dokument
• die Zusammenfassung von Dokumenten zu einer eAkte kann regelbasiert automatisiert werden
• die Ablage von Dokumenten erfolgt mit definierten Schlüsselworten
• das Finden von Dokumenten ist einfach und schnell
• für jedes Dokument kann regelbasiert das Löschen auf Basis der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) erfolgen
• der verfügbare Arbeitsplatz in jedem Büro wird größer, da die bisherigen Aktenregale sowie Druckerplätze entfallen
• die Kosten für Papier, Drucker, Toner,Regale entfallen
• Umzüge sind einfacher, schneller und günstiger möglich

Welche Fragen sind zu klären:

• in welchem digitalen Format soll das Papier gespeichert werden?
• wann erfolgt der Übergang zum digitalen Format?
• welches Archivsystem kommt zum Einsatz?
• welche Daten werden für die Archivierung benötigt?
• wir erfolgt die Verteilung zur Bearbeitung?

Ich kann ihn dabei helfen, die Fragen zu beantworten.

von der Mail zum Vorgang

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens erfolgt sehr oft über eMail.

Mit dem Einsatz dieser digitalen Kommunikation wurde die Verteilung von Information um Tage beschleunigt.

Solange es sich um eine einfache Informationsweitergabe handelt, hat dies seine Berechtigung.

Sobald die Information allerdings von einem zum nächsten wandert, handelt es sich um einen Vorgang.

Welche Vorteile bietet eine Vorgangsbearbeitung:

• der Vorgang kann automatisiert der zuständigen Stelle zugeordnet werden
• es ist zu jeder Zeit für jeden erkennbar, an welcher Stelle der Vorgang sich befindet
• der Vorgang kann geparkt und nach einem definierten Intervall wieder aktiviert werden
• der Vorgang kann automatisch nach der Bearbeitung durch eine Stelle an die nächste weitergeleitet werden.
• die Vorgangsbearbeitung kann parallelisiert werden, das heißt, der Vorgang wird an mehrere Stellen gleichzeitig geleitet
• es ist erkennbar, bei welcher Stelle eine Überlastung/Unterlastung besteht
• bei Problemen mit der Bearbeitung kann der Vorgang über definierte Eskalationswege geleitet werden

Für die Einrichtung einer Vorgangsbearbeitung stellen sich einige Fragen:

• welche Standardsoftware gibt es?
• wie kann ich diese an meine Bearbeitungssoftware anbinden?
• wann lohnt sich ein eigenes System?
• wie werden Vorgänge automatische gesteuert?
• welche Regeln sind für die Zuständigkeitsermittlung vorzusehen?
• wie werden Vorgangsregeln konfiguriert?

Bei der Beantwortung dieser Fragen kann ich sie unterstützen.